Wanneer afleiding en gevaar voor de veiligheid van uw chauffeurs op de loer ligt, is het altijd belangrijk om mogelijke problemen of ongevallen voor te zijn. Als je wacht tot een ongeval of bijna-ongeval, dan kunnen je bedrijf of medewerkers wel eens een erg hoge tol betalen. De kosten van en goed onderhouden wagenpark of zaken zoals een hands-free apparaat, mobiele telefoon of een ‘onboard’-camera lijken misschien hoog, maar het alternatief zal vaak duurder blijken te zijn.
Maak het beheer van het onderhoud niet te moeilijk
Mensen zijn van nature lui, en je zult hier altijd rekening mee moeten houden, tenzij je vloot bestaat uit zelfrijdende (Google) voertuigen. Als je wilt dat je chauffeurs hun voertuigen op tijd binnen brengen voor routine-, service- en onderhoudsbeurten, dan moet je het plannen en rapporteren zo makkelijk mogelijk maken. We hebben alles al gezien; van whiteboards, handgeschreven velletjes papier tot aan dikke ordners om hele wagenparken te beheren. Echter online fleetmanagement software, automatische e-mail herinneringen en mobiele bereikbaarheid zijn de sleutel tot een eenvoudiger en succesvoller bijhouden van het onderhoudsprogramma.
Hanteer duidelijke richtlijnen bij in- en verkoop van een voertuig
Het gebeurt nog wel eens dat bedrijven een wirwar aan merken en modellen voertuigen hebben rijden, die dan bovendien door meerdere leasemaatschappijen beheerd worden. Afhankelijk van de grootte van het wagenpark, de activiteiten en het imago van het bedrijf komt hier meestal het volgende probleem aan het licht; namelijk het ontbreken aan een goede basis autoregeling. Als er geen consistente richtlijnen gehanteerd worden zullen verschillende managers op diverse afdelingen en locaties het tot hun taak gaan rekenen om bijvoorbeeld voertuigen aan te schaffen en te beheren waar zij dit nodig achten. Zonder gerichte, centrale inkoop en een juist inzicht in de leeftijden en gereden kilometers bij bijvoorbeeld de verkoop van autos, kan een bedrijf nodeloos veel geld verspillen. Consistentie is de sleutel, dus neem de tijd om behalve de juiste merken en modellen ook o.a. de juiste specificaties en opties te kiezen, maak een gedegen plan en breng de behoeften van uw wagenpark eerst duidelijk in kaart.
Maak een duidelijke autoregeling met normen
We kennen klanten die incidenteel berijders belonen bij goed gedrag om hun werkzaamheden te stimuleren – bijvoorbeeld bij zuinig rijden of een gunstige uitslag bij een regelmatige inspectie van hun voertuig. Hoewel dit misschien niet voor iedereen werkt, is het altijd het beste om met uw chauffeurs vooraf een norm af te spreken en ze hieraan te houden. Dit kan bijvoorbeeld in een goede autoregeling, wat de basis is om afspraken omtrent het (juiste) gebruik van een auto van de zaak goed vast te leggen. Deze regeling geldt voor iedere berijder binnen het bedrijf. Mogelijke brandstof-besparing, beter rijgedrag en goed uitziende en lopende auto’s zullen dan van toepassing worden op het gehele wagenpark.
Concentreer je op de juiste gegevens
Juiste gegevens zijn belangrijk voor een goed beheer van uw wagenpark. Immers, hoe wil je iets verbeteren als je niet weet wat het uitgangspunt is? De kosten per kilometer zijn opgebouwd uit de belangrijkste elementen van het wagenparkbeheer, en is daarom een gegeven dat door iedere wagenparkbeheerder bijgehouden dient te worden. Zorg ervoor dat deze informatie correct is.
Toegangelijkheid gegevens
In de wereld van vandaag, waar data opslag in de cloud steeds voordeliger wordt, zijn er geen excuses meer om niet bij de informatie van je wagenpark te kunnen. Facturen, werkorders, ontvangstbewijzen, fotos, werknemersgegevens, product handleidingen etc., worden op een centrale plaats bewaard en zijn toegankelijk vanaf elk, op internet aangesloten, apparaat. Als u nog steeds alles op een centrale computer bewaard, dan wordt het tijd voor een ‘upgrade’.
Blijf geïnformeerd, houd je vakkennis bij
Word lid van een branchevereniging, lees vakbladen en houd bij wat er speelt in bijvoorbeeld de voertuigtechniek. We hebben gemerkt dat wagenparkbeheerders die open staan voor nieuwe technologien, hierdoor vaak hun beheer efficienter en flexibeler kunnen maken. Alternatieve brandstoffen, ooit bestempeld als kansloos, zijn nu binnen handbereik en hebben mogelijk een gunstige invloed op de exploitatie van je wagenpark. Hetzelfde geldt voor voertuigtechniek, als je de juiste gegevens hebt van je voertuigen, kun je weloverwogen beslissingen nemen wanneer je bijvoorbeeld een investering moet doen en de ROI (Return On Investment) dient te berekenen.
